Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs trotz kleinerer Mängel?

Ist wegen der Möglichkeit, einen Dienstwagen auch privat zu nutzen, ein geldwerter Vorteil anzusetzen, so ist dessen Höhe nach der 1-%-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den betrieblichen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird.

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) sind jedoch die Voraussetzungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, im Wesentlichen geklärt.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss hiernach zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

Wird andererseits der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, so stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Kleinere Mängel führen nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10.4.2008 nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und entsprechender Anwendung der 1-%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Die 1-%-Regelung kommt nicht schon deshalb zur Anwendung, weil der Steuerpflichtige die auf den jeweils zur Nutzung überlassenen Dienstwagen entfallenden Kosten nicht getrennt aufgezeichnet hat. Voraussetzung für die Bewertung des geldwerten Vorteils mit den anteiligen Kraftfahrzeugkosten ist u. a., dass die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden. Die Vorschrift verlangt jedoch keine getrennte Aufzeichnung der Kosten. Allerdings kann die Einrichtung eines gesonderten Aufwandskontos den Nachweis erleichtern und zweckmäßig sein.

Anmerkung: Auch wenn der BFH hier zugunsten des Steuerpflichtigen entschieden hat, weil tatsächlich nur kleine - für die Anerkennung des Fahrtenbuches unwichtige - Mängel vorhanden waren, sollte zwingend auf die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuches (wie vorhin beschrieben) geachtet werden.

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